Jak sprawdzić, kto jest zameldowany w mieszkaniu i uzyskać zaświadczenia

Przed zakupem mieszkania warto poprosić sprzedającego o aktualne zaświadczenie z rejestru mieszkańców potwierdzające liczbę osób zameldowanych albo brak osób zameldowanych pod danym adresem. Samo zapewnienie właściciela, że „nikt nie jest zameldowany”, nie daje kupującemu takiego potwierdzenia jak dokument urzędowy.

W Poznaniu Urząd Miasta wydaje zaświadczenia z rejestru mieszkańców wykorzystywane m.in. przy sprzedaży mieszkania. Jednym z typowych dokumentów jest zaświadczenie przedstawiane u notariusza potwierdzające, że w lokalu nikt nie jest zameldowany.

Trzeba jednak pamiętać o bardzo ważnej zasadzie:

meldunek i prawo do mieszkania to dwie różne kwestie.

Osoba może być zameldowana i nie mieć prawa własności do mieszkania. Może też nie być zameldowana, ale faktycznie korzystać z lokalu na podstawie najmu, użyczenia, służebności albo innego tytułu.

Dlatego przed zakupem należy sprawdzić zarówno meldunek, jak i faktyczne zajmowanie mieszkania.

Jak sprawdzić, kto jest zameldowany w mieszkaniu?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem przy zakupie mieszkania jest poproszenie właściciela o aktualne zaświadczenie z rejestru mieszkańców dotyczące danego lokalu.

Przy transakcji kupującego interesuje przede wszystkim odpowiedź na pytanie:

Czy pod adresem sprzedawanego mieszkania są obecnie zameldowane jakiekolwiek osoby?

W Poznaniu właściciel może wystąpić do Urzędu Miasta o odpowiednie zaświadczenie.

Nie należy natomiast zakładać, że każdy potencjalny kupujący może samodzielnie otrzymać z urzędu pełne dane wszystkich osób zameldowanych pod cudzym adresem.

Dostęp do danych z rejestru mieszkańców podlega przepisom dotyczącym udostępniania danych i wymaga odpowiedniej podstawy.

Czy kupujący może sam sprawdzić osoby zameldowane?

Nie ma publicznej wyszukiwarki, do której kupujący wpisze adres mieszkania i zobaczy listę osób zameldowanych.

Dane znajdujące się w rejestrze mieszkańców są chronione.

Urząd Miasta Poznania rozróżnia m.in.:

• wydanie zaświadczenia z rejestru mieszkańców,

• udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców lub PESEL.

W przypadku żądania danych osób trzecich trzeba wykazać odpowiednią podstawę dostępu do tych informacji.

Dlatego przy zwykłym zakupie mieszkania praktycznym rozwiązaniem jest zobowiązanie sprzedającego do dostarczenia aktualnego zaświadczenia.

Gdzie uzyskać zaświadczenie o osobach zameldowanych w Poznaniu?

Zaświadczenia z rejestru mieszkańców w Poznaniu wydaje Urząd Miasta Poznania – Wydział Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych.

Wniosek można złożyć m.in.:

• osobiście,

• za pośrednictwem poczty,

• elektronicznie na adres do e-Doręczeń, po podpisaniu odpowiednim podpisem elektronicznym.

Urząd wskazuje, że zaświadczenia z rejestru mieszkańców są wykorzystywane m.in. właśnie przy sprzedaży mieszkania.

Ile kosztuje zaświadczenie o osobach zameldowanych?

W Poznaniu opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia wynosi obecnie:

17 zł.

Jeżeli sprawę załatwia pełnomocnik, może wystąpić również opłata skarbowa od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł.

Przepisy przewidują jednak zwolnienie z tej opłaty w określonych sytuacjach, m.in. gdy pełnomocnikiem jest najbliższy członek rodziny wskazany w przepisach.

Ile czeka się na zaświadczenie o osobach zameldowanych?

Urząd Miasta Poznania wskazuje termin:

do 7 dni od złożenia wniosku.

Nie pisałbym więc w artykule, że dokument „standardowo dostaje się od ręki”.

W praktyce prosta sprawa może zostać załatwiona sprawnie, ale przy planowaniu sprzedaży bezpieczniej uwzględnić oficjalny termin podawany przez urząd.

Dlatego nie należy zostawiać uzyskania tego dokumentu na dzień przed aktem notarialnym.

Jakie dokumenty są potrzebne?

Właściciel powinien przygotować dokument pozwalający wykazać interes prawny, czyli przede wszystkim prawo do lokalu.

W zależności od rodzaju nieruchomości może to być np.:

• dokument nabycia,

• dokument potwierdzający prawo do lokalu,

• odpis lub dane księgi wieczystej,

• inny dokument właściwy dla konkretnego prawa.

Jeżeli działa pełnomocnik, potrzebne będzie również odpowiednie pełnomocnictwo.

Urząd wymaga także potwierdzenia opłaty skarbowej, jeżeli w danej sprawie jest należna.

Czy zaświadczenie podaje nazwiska wszystkich zameldowanych?

Przy sprzedaży mieszkania najważniejsze jest zwykle potwierdzenie liczby osób zameldowanych albo faktu, że pod wskazanym adresem nikt nie jest zameldowany.

Nie należy automatycznie pisać, że standardowe zaświadczenie potrzebne do sprzedaży zawsze będzie zawierało:

• imiona,

• nazwiska,

• numery PESEL wszystkich osób.

Uzyskanie danych jednostkowych konkretnych osób z rejestru mieszkańców to odrębna kwestia i podlega zasadom udostępniania danych.

Dla typowej sprzedaży kupującemu przede wszystkim zależy na urzędowym potwierdzeniu, że lokal nie ma osób zameldowanych.

Czy zaświadczenie o braku osób zameldowanych ma termin ważności?

Nie ma jednego ustawowego terminu typu:

„zaświadczenie jest ważne dokładnie 30 dni”.

Dokument pokazuje stan wynikający z rejestru na moment jego wydania.

Przy sprzedaży powinien być więc możliwie aktualny.

Jeżeli od jego wystawienia minęło dużo czasu, kupujący albo kancelaria przygotowująca transakcję mogą oczekiwać nowego dokumentu.

Dlatego najlepiej wcześniej ustalić z kancelarią notarialną, jak aktualnego zaświadczenia oczekuje przy konkretnej transakcji.

Czy meldunek daje prawo do mieszkania?

Nie.

Ustawa o ewidencji ludności wskazuje, że zameldowanie służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma potwierdzać fakt pobytu osoby pod danym adresem.

Sam meldunek nie tworzy:

• prawa własności,

• współwłasności,

• umowy najmu,

• służebności,

• prawa dożywocia.

Nie oznacza to jednak, że można całkowicie zignorować osobę zameldowaną.

Trzeba sprawdzić, czy ta osoba faktycznie mieszka w lokalu i czy posiada jakiś tytuł prawny do korzystania z niego.

Czym różni się meldunek stały od czasowego?

Pobyt stały to zamieszkanie pod określonym adresem z zamiarem stałego przebywania.

Pobyt czasowy oznacza przebywanie poza miejscem pobytu stałego bez zamiaru jego zmiany.

W odniesieniu do obywatela polskiego ustawa traktuje jako pobyt czasowy pobyt poza miejscem stałym trwający ponad 3 miesiące.

Przy sprzedaży mieszkania kupujący powinien interesować się zarówno meldunkiem:

• stałym,

• jak i czasowym.

Czy osoba zameldowana może być najemcą?

Tak.

I właśnie dlatego samo sprawdzenie meldunku nie wystarcza.

Osoba zameldowana może jednocześnie posiadać ważną umowę najmu.

Może też istnieć odwrotna sytuacja:

najemca faktycznie mieszka w lokalu, ale nie jest tam zameldowany.

Dlatego kupujący powinien ustalić:

1. kto jest zameldowany,

2. kto faktycznie mieszka,

3. na jakiej podstawie korzysta z mieszkania,

4. kiedy lokal ma zostać faktycznie opróżniony i wydany.

Czy można sprzedać mieszkanie z zameldowaną osobą?

Tak. Sam meldunek nie blokuje przeniesienia własności nieruchomości.

Nie oznacza to jednak, że kupujący powinien traktować sytuację jako obojętną.

Przed zawarciem transakcji należy ustalić:

• kto jest zameldowany,

• czy osoba nadal mieszka w lokalu,

• jaki ma tytuł do korzystania z mieszkania,

• czy ma się wymeldować,

• kiedy mieszkanie zostanie opróżnione,

• w jakim stanie zostanie wydane.

Szczególnie ważne jest odróżnienie osoby tylko zameldowanej od osoby posiadającej rzeczywiste prawo do korzystania z mieszkania.

Czy sprzedający musi wymeldować wszystkich przed aktem?

Nie ma jednej zasady mówiącej, że każda umowa sprzedaży jest nieważna, jeżeli w dniu aktu ktoś jest jeszcze zameldowany.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa kupującego bardzo często pożądane jest jednak, aby sprzedający przed finalizacją przedstawił:

aktualne zaświadczenie o braku osób zameldowanych.

Urząd Miasta Poznania sam wskazuje sprzedaż mieszkania jako jedną z typowych sytuacji, w których takie zaświadczenie jest przedstawiane u notariusza.

Jeżeli z określonych powodów wymeldowanie ma nastąpić później, zasady i termin powinny zostać szczegółowo ustalone w dokumentacji transakcji.

Jak zabezpieczyć kupującego w umowie przedwstępnej?

Jeżeli w mieszkaniu są zameldowane osoby, warto dokładnie określić sytuację jeszcze przed podpisaniem umowy przedwstępnej.

Można ustalić m.in.:

• ile osób jest zameldowanych,

• do kiedy mają się wymeldować,

• do kiedy lokal ma zostać opróżniony,

• jaki dokument sprzedający ma dostarczyć przed aktem,

• kiedy nastąpi wydanie mieszkania.

Przykładowo można przewidzieć obowiązek dostarczenia przed umową sprzedaży:

aktualnego zaświadczenia z rejestru mieszkańców potwierdzającego brak osób zameldowanych pod adresem nieruchomości.

Dokładna treść postanowień powinna odpowiadać konkretnej sytuacji.

Czy brak wymeldowania oznacza automatycznie zwrot podwójnego zadatku?

Nie automatycznie.

Wszystko zależy od treści umowy przedwstępnej oraz przyczyny, dla której umowa przyrzeczona nie została zawarta.

Kodeks cywilny przewiduje możliwość żądania dwukrotności zadatku w określonych sytuacjach związanych z niewykonaniem umowy przez drugą stronę.

Nie można jednak z góry napisać:

„jeżeli ktoś się nie wymelduje, kupujący zawsze dostaje podwójny zadatek”.

Takie skutki trzeba ocenić na tle konkretnej umowy i przyczyn niewykonania zobowiązania.

Czy można zastrzec karę umowną za brak wymeldowania?

Można rozważyć odpowiednie zabezpieczenie obowiązku niepieniężnego w umowie.

Kodeks cywilny pozwala zastrzec karę umowną za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego.

Jeżeli więc strony chcą zastosować karę związaną np. z opóźnieniem w wykonaniu uzgodnionego obowiązku, zapis powinien zostać prawidłowo przygotowany i dopasowany do konkretnej umowy.

Jak wymeldować osobę, która już nie mieszka w lokalu?

Jeżeli osoba opuściła miejsce pobytu, ale sama nie dopełniła obowiązku wymeldowania, właściciel może wystąpić do organu gminy o wydanie decyzji w sprawie wymeldowania.

To ważne:

wymeldowanie administracyjne nie służy do usuwania z rejestru osoby tylko dlatego, że właściciel chce sprzedać mieszkanie.

Podstawową okolicznością jest faktyczne opuszczenie miejsca pobytu.

Urząd prowadzi postępowanie i ustala stan faktyczny.

Czy właściciel może wymeldować osobę, która nadal mieszka w lokalu?

Nie można traktować procedury meldunkowej jako prostego sposobu na usunięcie faktycznego lokatora.

Jeżeli osoba nadal rzeczywiście mieszka w mieszkaniu, problem może dotyczyć nie meldunku, lecz prawa do korzystania z lokalu i jego opróżnienia.

To zupełnie inna kwestia prawna.

Dlatego kupujący powinien zawsze sprawdzać nie tylko dokument meldunkowy, ale również faktyczny stan mieszkania.

Czy osoba może wymeldować się sama przez internet?

Tak, przepisy przewidują możliwość dokonania wymeldowania elektronicznie.

Osoba opuszczająca miejsce pobytu może dopełnić obowiązku meldunkowego również w odpowiedniej usłudze elektronicznej.

Najprostszym rozwiązaniem przed sprzedażą jest więc zazwyczaj dobrowolne wymeldowanie się wszystkich osób, które faktycznie opuściły mieszkanie.

Co jest ważniejsze: meldunek czy faktyczne opróżnienie mieszkania?

Dla kupującego obie kwestie są ważne, ale nie są tym samym.

Możliwy jest lokal:

bez osób zameldowanych, ale nadal zajmowany przez najemcę

albo:

z osobą zameldowaną, która od dawna w nim nie mieszka.

Dlatego przed zakupem trzeba sprawdzić:

Stan ewidencyjny

Czy są osoby zameldowane?

Stan faktyczny

Czy ktoś rzeczywiście mieszka?

Stan prawny

Czy ktoś ma prawo do korzystania z mieszkania?

Dopiero połączenie tych trzech informacji pozwala prawidłowo ocenić sytuację.

Jak sprawdzamy meldunek przy sprzedaży mieszkania w BZM Nieruchomości?

Przy przygotowaniu mieszkania do sprzedaży w BZM Nieruchomości sprawdzamy dokumentację przed aktem notarialnym.

Jednym z dokumentów, które mogą być potrzebne w konkretnej transakcji, jest aktualne zaświadczenie dotyczące osób zameldowanych.

Jednocześnie ustalamy:

• kto faktycznie mieszka w lokalu,

• kiedy nastąpi jego opróżnienie,

• czy istnieją umowy najmu lub użyczenia,

• czy występują inne prawa do korzystania z nieruchomości,

• w jakim terminie mieszkanie zostanie wydane kupującemu.

Samo zdanie:

„nikt nie jest zameldowany”

nie zastępuje pełnego sprawdzenia sytuacji lokalu.

Jak sprawdzić, kto jest zameldowany w mieszkaniu? Podsumowanie

Przed zakupem mieszkania warto zastosować prostą zasadę:

zaświadczenie z urzędu + sprawdzenie faktycznych mieszkańców + sprawdzenie ich tytułu do lokalu.

Aktualne zaświadczenie może potwierdzić stan meldunkowy.

Nie odpowie jednak automatycznie na pytanie, czy:

• lokal jest faktycznie pusty,

• istnieje ważna umowa najmu,

• ktoś ma służebność mieszkania,

• sprzedający rzeczywiście może wydać lokal w uzgodnionym terminie.

Dlatego meldunek jest tylko jednym z elementów bezpiecznego sprawdzenia mieszkania przed zakupem.

FAQ – 15 pytań o osoby zameldowane w mieszkaniu

1. Jak sprawdzić, kto jest zameldowany w mieszkaniu?

Przy zakupie najlepiej poprosić właściciela o aktualne zaświadczenie z rejestru mieszkańców dotyczące liczby osób zameldowanych albo potwierdzające brak takich osób.

2. Czy kupujący może sam sprawdzić meldunek w cudzym mieszkaniu?

Nie ma publicznej wyszukiwarki takich danych. Uzyskanie danych z rejestru mieszkańców wymaga odpowiedniej podstawy, dlatego w praktyce kupujący najczęściej żąda dokumentu od właściciela.

3. Gdzie uzyskać zaświadczenie o osobach zameldowanych w Poznaniu?

W Urzędzie Miasta Poznania, w Wydziale Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych.

4. Ile kosztuje zaświadczenie o osobach zameldowanych?

W Poznaniu opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia wynosi 17 zł.

5. Ile trwa uzyskanie zaświadczenia w Poznaniu?

Urząd Miasta Poznania podaje termin do 7 dni od złożenia wniosku.

6. Czy można złożyć wniosek elektronicznie?

Tak. Poznań umożliwia złożenie wniosku również elektronicznie przez e-Doręczenia, po odpowiednim podpisaniu dokumentu.

7. Czy meldunek daje prawo własności do mieszkania?

Nie. Meldunek ma charakter ewidencyjny i sam w sobie nie tworzy prawa własności.

8. Czy osoba zameldowana ma prawo mieszkać w lokalu?

Nie z samego meldunku. Prawo do korzystania z lokalu musi wynikać z innej podstawy, np. własności, najmu, użyczenia lub służebności.

9. Czy można sprzedać mieszkanie z osobą zameldowaną?

Tak. Sam meldunek nie uniemożliwia sprzedaży, ale sytuacja osoby zameldowanej i faktycznie korzystającej z lokalu powinna zostać dokładnie wyjaśniona przed transakcją.

10. Czy sprzedający musi wymeldować wszystkich przed aktem?

Nie jest to automatyczny warunek ważności każdej sprzedaży, ale z punktu widzenia kupującego bezpiecznie jest wymagać aktualnego zaświadczenia potwierdzającego brak osób zameldowanych.

11. Czy notariusz może poprosić o zaświadczenie o braku zameldowanych?

Takie zaświadczenie jest typowym dokumentem wykorzystywanym przy sprzedaży. Urząd Miasta Poznania wprost wskazuje sprzedaż mieszkania jako jedną z sytuacji, w których dokument jest przedstawiany u notariusza.

12. Czy właściciel może administracyjnie wymeldować byłego najemcę?

Tak, jeżeli były najemca faktycznie opuścił lokal i nie dopełnił obowiązku wymeldowania. Organ gminy rozstrzyga wtedy sprawę w postępowaniu administracyjnym.

13. Czy można wymeldować osobę, która nadal faktycznie mieszka w lokalu?

Nie można traktować wymeldowania jako zastępstwa dla postępowania dotyczącego opróżnienia lokalu. Podstawą administracyjnego wymeldowania jest faktyczne opuszczenie miejsca pobytu.

14. Czy brak meldunku oznacza, że mieszkanie jest wolne od lokatorów?

Nie. W lokalu może mieszkać np. najemca, który nie jest tam zameldowany. Dlatego trzeba sprawdzić również faktyczne korzystanie z nieruchomości.

15. Co najlepiej sprawdzić przed zakupem mieszkania?

Trzy elementy: kto jest zameldowany, kto faktycznie mieszka oraz na jakiej podstawie prawnej korzysta z lokalu.

Informacja o osobach zameldowanych jest ważna, ale nie wystarcza do oceny bezpieczeństwa zakupu. Meldunek nie jest prawem do lokalu, dlatego trzeba również ustalić właściciela, prawa innych osób, ewentualne służebności, najem oraz pozostałe obciążenia nieruchomości. Zobacz co sprawdzić w stanie prawnym nieruchomości przed zakupem.

Śledź nas też na Facebooku!

Katarzyna Berus
Pośrednik w Obrocie Nieruchomościami
BZM – Biuro Nieruchomości Poznań
Licencja nr 6013
tel. 61-8729-376
biuro@bzm.pl