Aby poprawić błąd lub nieaktualny wpis w księdze wieczystej, najpierw trzeba ustalić, czego dokładnie dotyczy problem. Literówka, zmiana nazwiska właściciela, błędna powierzchnia lokalu, niewykreślona hipoteka i wpis niewłaściwego właściciela wymagają różnych dokumentów i nie zawsze można je poprawić w ten sam sposób. W wielu przypadkach wykorzystuje się formularz KW-WPIS, ale przy rzeczywistym sporze o stan prawny może być konieczne postępowanie o uzgodnienie treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym.
Właściciel przygotowujący mieszkanie do sprzedaży w Poznaniu może podczas analizy księgi wieczystej zauważyć np.:
-
stare nazwisko,
-
nieprawidłowe dane właściciela,
-
błędną powierzchnię,
-
niewłaściwy numer działki,
-
brak aktualnego właściciela po spadku,
-
nieprawidłowy udział,
-
hipotekę po kredycie, który został już spłacony.
Nie każda z tych sytuacji oznacza jednak „błąd sądu”.
Czasami księga była prawidłowa, ale nie została później zaktualizowana.
Jak poprawić błąd w księdze wieczystej?
Najpierw należy wykonać trzy kroki:
-
porównać treść księgi wieczystej z dokumentami źródłowymi,
-
ustalić, czy chodzi o omyłkę, nieaktualny wpis czy niezgodność stanu prawnego,
-
dobrać dokument będący podstawą odpowiedniej zmiany.
Dopiero później można określić właściwy sposób działania.
W wielu przypadkach potrzebny będzie formularz KW-WPIS – Wniosek o wpis w księdze wieczystej.
Czy każdy nieaktualny wpis jest błędem w księdze wieczystej?
Nie.
To bardzo ważne rozróżnienie.
Przykładowo:
Stare nazwisko właściciela
Jeżeli właścicielka zmieniła nazwisko po ślubie, księga wcześniej nie była błędna. Zmieniły się jej dane i należy je zaktualizować.
Spłacona hipoteka
Jeżeli kredyt został spłacony, a hipoteka nadal widnieje w dziale IV, nie musi to oznaczać pomyłki sądu.
Hipoteka pozostaje ujawniona w księdze do czasu jej formalnego wykreślenia.
Nowy właściciel po spadku
Jeżeli właściciel zmarł i spadkobiercy nie ujawnili jeszcze swoich praw, księga może pokazywać poprzedni stan wpisów, mimo że nastąpiło dziedziczenie.
Błędna powierzchnia
Tutaj trzeba ustalić, czy rozbieżność wynika z samej księgi, dokumentów stanowiących podstawę wpisu czy danych ewidencyjnych.
Dlatego określenie źródła problemu jest najważniejszym etapem.
Co to jest oczywista omyłka w księdze wieczystej?
Oczywista usterka wpisu to błąd, który nie powoduje rzeczywistej zmiany stanu prawnego nieruchomości.
Może chodzić np. o techniczną nieprawidłowość powstałą przy dokonywaniu wpisu, którą można jednoznacznie stwierdzić na podstawie akt i dokumentów.
Trzeba jednak uważać z kwalifikowaniem każdego problemu jako „literówki”.
Jeżeli np. w księdze figuruje inna osoba jako właściciel, nie należy automatycznie traktować tego jak zwykłej omyłki pisarskiej.
Najpierw trzeba ustalić dokumenty stanowiące podstawę prawidłowego prawa własności.
Jaki formularz służy do poprawienia wpisu?
Do dokonania, zmiany albo wykreślenia wpisu w księdze wieczystej najczęściej wykorzystuje się formularz:
KW-WPIS – Wniosek o wpis w księdze wieczystej.
W formularzu trzeba dokładnie określić, czego żąda wnioskodawca.
Nie wystarczy napisać:
proszę poprawić księgę.
Żądanie powinno wskazywać, jaki konkretnie wpis ma zostać:
-
dokonany,
-
zmieniony,
-
wykreślony,
-
sprostowany w zakresie oznaczenia nieruchomości.
Do wniosku trzeba dołączyć dokument stanowiący podstawę żądania.
Jak zmienić nazwisko właściciela w księdze wieczystej?
Jeżeli właściciel zmienił nazwisko, np. wskutek zawarcia małżeństwa, należy doprowadzić dane znajdujące się w księdze do aktualności.
Podstawą może być odpowiedni dokument stanu cywilnego potwierdzający zmianę danych.
Nie jest to to samo co sytuacja, w której sąd od początku wpisał nazwisko błędnie.
Dlatego lepiej używać określenia:
aktualizacja danych właściciela
zamiast nazywać każdą zmianę nazwiska „sprostowaniem błędu”.
Co zrobić, gdy w księdze jest błędna powierzchnia mieszkania?
Najpierw należy ustalić, z czego wynika rozbieżność.
Trzeba porównać m.in.:
-
księgę wieczystą,
-
dokument nabycia,
-
dane ewidencji gruntów i budynków,
-
dokumentację lokalu,
-
dokumenty stanowiące podstawę wcześniejszego wpisu.
Ustawa o księgach wieczystych i hipotece przewiduje sprostowanie oznaczenia nieruchomości na podstawie właściwych danych ewidencyjnych.
Nie należy więc samodzielnie wpisywać do KW powierzchni tylko dlatego, że np. inny metraż znajduje się w ogłoszeniu, rzucie czy dokumentacji spółdzielni.
Najpierw trzeba ustalić, który dokument prawidłowo określa dane wymagane dla danego wpisu.
Co zrobić, gdy w księdze widnieje spłacona hipoteka?
Spłata kredytu nie powoduje automatycznego zniknięcia hipoteki z księgi wieczystej.
Po rozliczeniu zobowiązania należy uzyskać od wierzyciela odpowiedni dokument umożliwiający wykreślenie hipoteki.
W przypadku banku jest to dokument określany potocznie jako:
list mazalny
lub
zgoda na wykreślenie hipoteki.
Następnie składa się wniosek o wykreślenie hipoteki z działu IV księgi.
Samo stwierdzenie:
kredyt został spłacony 10 lat temu
nie powoduje jeszcze usunięcia wpisu.
Co zrobić, gdy w księdze widnieje zmarły właściciel?
Jeżeli właściciel nieruchomości zmarł, trzeba przede wszystkim dysponować dokumentem potwierdzającym następstwo prawne.
Może nim być odpowiednio:
-
prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
-
zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.
Następnie spadkobiercy powinni doprowadzić do ujawnienia aktualnego prawa w księdze wieczystej.
Nie jest to zwykłe „sprostowanie nazwiska”, lecz ujawnienie aktualnego stanu własności po dziedziczeniu.
Co zrobić, gdy w księdze jest wpisany niewłaściwy właściciel?
Tutaj sytuacja może być znacznie poważniejsza.
Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie:
czy istnieje dokument, który jednoznacznie pozwala dokonać prawidłowego wpisu, czy występuje rzeczywisty spór o to, komu przysługuje prawo?
Jeżeli odpowiedni dokument stanowi wystarczającą podstawę wpisu, możliwe jest postępowanie wieczystoksięgowe.
Jeżeli jednak istnieje rzeczywista niezgodność między stanem prawnym ujawnionym w księdze a rzeczywistym stanem prawnym i nie można jej usunąć zwykłym wnioskiem, może być potrzebne powództwo o uzgodnienie treści księgi z rzeczywistym stanem prawnym.
Co to jest powództwo o uzgodnienie księgi wieczystej?
Ustawa o księgach wieczystych i hipotece przewiduje specjalną procedurę dla sytuacji, w których stan prawny ujawniony w księdze nie odpowiada rzeczywistemu stanowi prawnemu.
Może chodzić np. o sytuację, w której:
-
prawo określonej osoby nie zostało wpisane,
-
prawo zostało wpisane nieprawidłowo,
-
w księdze widnieje nieistniejące obciążenie,
-
występuje rzeczywisty spór dotyczący prawa własności.
Takiej sprawy nie należy traktować jak poprawienia zwykłej literówki.
W bardziej złożonych przypadkach warto przeanalizować dokumenty z adwokatem lub radcą prawnym.
Czy do zmiany udziałów wystarczy zgoda współwłaścicieli?
Nie.
Sama zgodna deklaracja współwłaścicieli:
„chcemy, żeby udziały w księdze wyglądały inaczej”
nie zastępuje dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.
Zmiana ujawnionych praw musi wynikać z odpowiedniej podstawy prawnej i dokumentów, które sąd wieczystoksięgowy może zbadać.
Dlatego w przypadku błędnych udziałów najpierw trzeba ustalić:
-
skąd wynika prawidłowa wielkość udziałów,
-
jaki dokument ją potwierdza,
-
dlaczego wpis w księdze jest inny.
Jakie dokumenty mogą być potrzebne do poprawienia księgi?
Zakres zależy od problemu.
Może być potrzebny m.in.:
-
akt notarialny,
-
dokument stanu cywilnego,
-
akt poświadczenia dziedziczenia,
-
postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
-
orzeczenie sądu,
-
dokumenty ewidencji gruntów i budynków,
-
dokument geodezyjny,
-
dokument banku pozwalający wykreślić hipotekę,
-
dokument ze spółdzielni w przypadkach dotyczących spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
Najważniejsze jest to, aby dokument rzeczywiście stanowił podstawę żądanego wpisu.
Gdzie złożyć KW-WPIS?
Wniosek składa się do wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego prowadzącego daną księgę.
Oficjalny formularz KW-WPIS udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości.
Przy niektórych czynnościach notarialnych wniosek wieczystoksięgowy składa elektronicznie notariusz.
Jeżeli właściciel samodzielnie chce zmienić albo wykreślić określony wpis, powinien najpierw ustalić:
-
właściwe żądanie,
-
właściwe dokumenty,
-
należną opłatę sądową.
Czy można poprawić księgę wieczystą przez internet?
Treść księgi można sprawdzić online w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych.
Nie oznacza to jednak, że właściciel może sam zalogować się do publicznej przeglądarki i edytować dane.
Zmiany wpisów dokonuje sąd wieczystoksięgowy na właściwej podstawie.
Elektroniczna Księga Wieczysta jest więc narzędziem do sprawdzania treści księgi, a nie panelem umożliwiającym właścicielowi samodzielną zmianę wpisów.
Jak sprawdzić, czy księga zawiera błędy?
Przed sprzedażą należy porównać księgę przede wszystkim z:
-
dokumentem nabycia,
-
aktualnymi dokumentami właściciela,
-
dokumentami spadkowymi, jeżeli występowało dziedziczenie,
-
dokumentacją bankową,
-
danymi dotyczącymi nieruchomości,
-
innymi dokumentami mającymi znaczenie dla konkretnego wpisu.
Trzeba przeanalizować wszystkie działy:
Dział I
Oznaczenie nieruchomości i prawa związane z własnością.
Dział II
Właściciel lub użytkownik wieczysty.
Dział III
Prawa, roszczenia i ograniczenia inne niż hipoteki.
Dział IV
Hipoteki.
Warto również sprawdzić, czy w księdze znajdują się wzmianki o nierozpoznanych wnioskach.
Czy warto sprawdzić akta księgi wieczystej?
W bardziej skomplikowanych sprawach – tak.
Akta mogą zawierać dokumenty stanowiące podstawę wcześniejszych wpisów, np.:
-
akty notarialne,
-
orzeczenia,
-
wnioski,
-
dokumenty administracyjne.
Dostęp do akt nie jest jednak tak powszechny jak dostęp do samej treści księgi online.
W określonych sytuacjach trzeba wykazać interes prawny.
Akta bywają bardzo pomocne, gdy z samej treści księgi nie da się ustalić, dlaczego określony wpis został dokonany.
Czy można sprzedać mieszkanie z błędem w księdze wieczystej?
To zależy od rodzaju rozbieżności.
Nie każda nieaktualna informacja automatycznie uniemożliwia sprzedaż.
Inaczej należy ocenić:
-
stare nazwisko właściciela,
-
niewykreśloną spłaconą hipotekę,
-
drobną rozbieżność oznaczenia,
-
niewłaściwie wpisanego właściciela,
-
sporną wysokość udziałów.
Poważniejsze niezgodności mogą:
-
uniemożliwić przygotowanie aktu,
-
utrudnić kredyt kupującego,
-
wydłużyć transakcję,
-
spowodować konieczność wcześniejszego uporządkowania stanu prawnego.
Dlatego najlepiej sprawdzić księgę przed opublikowaniem oferty, a nie dopiero kilka dni przed podpisaniem aktu.
Czy spłacona hipoteka musi być wykreślona przed sprzedażą?
Nie w każdej sytuacji transakcja musi czekać na wcześniejsze fizyczne wykreślenie hipoteki.
Sprzedaż mieszkania obciążonego hipoteką jest możliwa.
Trzeba jednak prawidłowo przygotować dokumenty bankowe, sposób spłaty i procedurę późniejszego wykreślenia wpisu.
To inna sytuacja niż hipoteka, która wygasła wiele lat temu, ale właściciel ma już dokument pozwalający ją usunąć i po prostu nigdy nie złożył wniosku.
Ile trwa poprawienie błędu w księdze wieczystej?
Nie ma jednego terminu.
Czas zależy m.in. od:
-
rodzaju żądania,
-
kompletności dokumentów,
-
obciążenia konkretnego wydziału ksiąg wieczystych,
-
konieczności uzupełnienia wniosku,
-
ewentualnego sporu o stan prawny.
Dlatego nie warto obiecywać, że sprostowanie nastąpi np. w 7, 14 czy 30 dni.
Przy planowanej sprzedaży problem najlepiej wykryć możliwie wcześnie.
Co zrobić, gdy sąd nie uwzględni wniosku?
Najpierw trzeba dokładnie przeczytać rozstrzygnięcie i pouczenie.
Problem może wynikać m.in. z:
-
niewłaściwego żądania,
-
braku dokumentu,
-
niewystarczającej podstawy wpisu,
-
błędnie wskazanej osoby,
-
próby rozstrzygnięcia w postępowaniu wieczystoksięgowym sprawy, która wymaga odrębnego postępowania.
Dalszy sposób działania zależy od rodzaju orzeczenia i tego, kto je wydał.
W niektórych sytuacjach właściwe może być uzupełnienie dokumentacji lub nowy wniosek, a w innych skarga, środek odwoławczy albo odrębne postępowanie dotyczące stanu prawnego.
Jak BZM Nieruchomości pomaga przy błędach w księdze wieczystej?
Przed rozpoczęciem sprzedaży BZM Nieruchomości analizuje księgę wieczystą i porównuje ją z dokumentami przedstawionymi przez właściciela.
Sprawdzamy m.in.:
-
oznaczenie nieruchomości,
-
podstawę nabycia,
-
aktualność danych właściciela,
-
udziały,
-
dział III,
-
hipoteki,
-
wzmianki o złożonych wnioskach.
Jeżeli występuje rozbieżność, pomagamy ustalić, jakie dokumenty trzeba uzyskać i z jaką instytucją należy się skontaktować.
W zależności od sprawy może chodzić m.in. o:
-
sąd wieczystoksięgowy,
-
bank,
-
spółdzielnię mieszkaniową,
-
geodetę,
-
notariusza,
-
urząd,
-
prawnika.
Nie zastępujemy sądu ani pełnomocnika procesowego, ale pomagamy odpowiednio przygotować nieruchomość do sprzedaży i wychwycić problem odpowiednio wcześnie.
Jak poprawić błąd w księdze wieczystej? Podsumowanie
Najważniejsza zasada brzmi:
najpierw ustal rodzaj rozbieżności, a dopiero później składaj wniosek.
Innej procedury może wymagać:
literówka → zmiana nazwiska → błędna powierzchnia → niewykreślona hipoteka → nieujawniony spadkobierca → spór o własność.
Nie należy więc traktować każdego problemu w księdze jako prostego „sprostowania błędu”.
W wielu przypadkach wystarczy właściwy dokument i formularz KW-WPIS.
Jeżeli jednak treść księgi jest rzeczywiście niezgodna ze stanem prawnym, a dokumenty nie pozwalają na prostą zmianę wpisu, może być potrzebne odrębne postępowanie sądowe.
Błąd lub nieaktualny wpis w księdze wieczystej może być tylko jednym z problemów ujawnionych podczas analizy nieruchomości. Przed zakupem warto sprawdzić również właściciela, podstawę nabycia, wzmianki, służebności, hipoteki i zgodność dokumentów ze stanem faktycznym. W naszym głównym poradniku wyjaśniamy jak sprawdzić stan prawny nieruchomości krok po kroku.
FAQ – 15 pytań o błędy w księdze wieczystej
1. Jak poprawić błąd w księdze wieczystej?
Najpierw trzeba ustalić rodzaj błędu i dokument potwierdzający prawidłowy stan. W wielu przypadkach składa się formularz KW-WPIS do właściwego sądu wieczystoksięgowego.
2. Jaki formularz służy do poprawienia wpisu w księdze wieczystej?
Najczęściej jest to KW-WPIS – Wniosek o wpis w księdze wieczystej.
3. Czy literówkę w księdze wieczystej można sprostować?
Tak, ale sposób sprostowania zależy od tego, czy jest to rzeczywiście oczywista usterka wpisu, czy rozbieżność wynikająca z dokumentów źródłowych.
4. Jak zmienić nazwisko w księdze wieczystej po ślubie?
Należy zaktualizować dane właściciela na podstawie dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska i złożyć właściwy wniosek do sądu prowadzącego księgę.
5. Co zrobić, gdy powierzchnia mieszkania w księdze jest błędna?
Najpierw trzeba porównać księgę z dokumentami i właściwymi danymi ewidencyjnymi. Dopiero na tej podstawie można ustalić dokument potrzebny do sprostowania oznaczenia nieruchomości.
6. Czy spłacona hipoteka znika automatycznie z księgi?
Nie. Po spłacie należy uzyskać odpowiedni dokument wierzyciela i złożyć wniosek o wykreślenie hipoteki.
7. Co zrobić, gdy w księdze nadal widnieje zmarły właściciel?
Spadkobiercy powinni ujawnić swoje prawa na podstawie odpowiedniego dokumentu spadkowego, np. postanowienia sądu albo aktu poświadczenia dziedziczenia.
8. Co zrobić, gdy w księdze wpisano niewłaściwego właściciela?
Trzeba ustalić rzeczywistą podstawę prawa własności. Jeżeli zwykły wniosek i dokumenty nie pozwalają usunąć niezgodności, może być potrzebne powództwo o uzgodnienie treści księgi z rzeczywistym stanem prawnym.
9. Czy można sprzedać mieszkanie z błędem w księdze wieczystej?
Czasami tak, ale zależy to od rodzaju problemu. Poważna niezgodność dotycząca właściciela lub prawa do nieruchomości może wymagać wcześniejszego uregulowania.
10. Czy do poprawienia udziałów wystarczy zgoda współwłaścicieli?
Nie. Potrzebna jest odpowiednia podstawa prawna i dokument pozwalający sądowi dokonać właściwego wpisu.
11. Czy księgę wieczystą można poprawić online?
Nie można samodzielnie edytować księgi w internetowej przeglądarce. Wpisów dokonuje sąd wieczystoksięgowy na odpowiedniej podstawie.
12. Ile trwa sprostowanie księgi wieczystej?
Nie ma jednego ustawowego czasu dla wszystkich spraw. Termin zależy od rodzaju wniosku, kompletności dokumentów oraz obciążenia właściwego sądu.
13. Czy trzeba wykreślić hipotekę przed sprzedażą mieszkania?
Nie zawsze. Mieszkanie z hipoteką można sprzedać, jeżeli prawidłowo przygotuje się sposób spłaty zadłużenia i dokumenty pozwalające na późniejsze wykreślenie wpisu.
14. Kiedy potrzebne jest powództwo o uzgodnienie treści księgi wieczystej?
Gdy istnieje rzeczywista niezgodność pomiędzy stanem prawnym ujawnionym w księdze a rzeczywistym stanem prawnym i nie można jej usunąć zwykłym wnioskiem na podstawie posiadanych dokumentów.
15. Czy warto sprawdzić księgę wieczystą przed wystawieniem mieszkania na sprzedaż?
Tak. Pozwala to wykryć błędy, stare wpisy, hipoteki i inne niezgodności zanim pojawi się kupujący i zostanie ustalony termin aktu notarialnego.
Chcesz wiedzieć więcej? Zajrzyj do naszej strefy wiedzy, możesz dowiedzieć się np akta księgi wieczystej co można w nich znaleźć.
Śledź nas też na Facebooku!
Katarzyna Berus
Pośrednik w Obrocie Nieruchomościami
BZM – Biuro Nieruchomości Poznań
Licencja nr 6013
tel. 61-8729-376
biuro@bzm.pl
